Software gestão de condomínios: uma solução automatizada para síndicos

Software gestão de condomínios: uma solução automatizada para síndicos

Janeiro 11, 2022 0 Por tocadigital

O software de gestão de condomínios está evoluindo para oferecer aos profissionais do setor imobiliário respostas efetivas às questões atuais. Assim, as recentes inovações tecnológicas permitiram que essas ferramentas estivessem mais conectadas para oferecer mais transparência em sua gestão do dia-a-dia.

Mas a evolução das técnicas também permite que as soluções de software sejam enriquecidas com funções novas e mais automatizadas, de modo a permitir que os síndicos economizem tempo e sejam mais eficientes em algumas de suas tarefas diárias. Vamos desenvolver alguns exemplos aqui.

1. Gerenciamento de correio

Como síndico de condomínio, você deve enviar várias cartas aos seus condôminos ao longo do mês. 

Uma estrutura rígida

A legislação impõe um quadro rigoroso no que diz respeito à correspondência entre o síndico e os condôminos. Se o gestor tiver uma certa latitude no que diz respeito ao envio de chamadas de fundos, as convocatórias, por outro lado, devem ser enviadas pelo menos 21 dias antes da data da assembleia geral e por carta registada.

O mesmo vale para a acta da AG que deve ser comunicada por correio registado no mês seguinte ao da assembleia, designadamente aos condóminos faltosos ou opositores. 

Soma-se a isso a generalização do uso do correio eletrônico que também envolve desafios adicionais. É necessário validar as preferências dos condôminos e obter o seu consentimento.

Finalmente, uma vez enviados os diferentes tipos de correio, deve ser capaz de quantificar os montantes que podem ser re-faturados aos condomínios. Resumindo, gerir tanto os prazos como os tipos de correio às vezes representa um desafio.

Gestão integrada de A a Z

Alguns criadores de software para síndico entenderam perfeitamente todos os desafios desse tedioso arquivo e oferecem aos profissionais soluções integrando o gerenciamento de correio de A a Z pela solução de software. Assim, os condôminos escolhem antecipadamente o formato das cartas que desejam receber.

As cartas são então enviadas ou notificadas aos condôminos conforme apropriado. Eles também são disponibilizados para eles em sua extranet, de modo a estarem disponíveis para consulta a qualquer momento. Os comprovantes de depósitos são arquivados na plataforma do síndico para serem utilizados se necessário. 

E o faturamento você vai me dizer? Uma vez que a solução de mailing é interfaceada com o software de gestão, os custos associados à postagem ou entrega de correspondência podem ser faturados novamente aos condomínios em apenas alguns cliques. Uma economia em tempo real.

2. A conexão bancária

Entre a cobrança de chamadas de fundos, obras, adiantamentos, o pagamento de faturas de fornecedores ou o pagamento de taxas, as transações bancárias são inúmeras no mundo da gestão condominial.

Também nesta área, foram feitos grandes avanços para permitir que o síndico do condomínio seja mais eficiente e limite os erros.

EBICS e intercâmbio eletrônico de dados 

O EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) é na verdade um canal que permite a troca de dados bancários informatizados entre as contas bancárias dos condomínios e o software fiduciário.

Este sistema, materializa-se sob a forma de um contrato entre si e o banco que acolhe as contas dos condomínios que gere. Os dados que serão transportados por esta conexão permitirão:

  • recuperar as linhas das contas bancárias dos condomínios em tempo real e assim automatizar as conciliações bancárias;
  • para coletar as transferências recebidas de seus condôminos diretamente no sistema de gestão de condomínios sem ter que ir ao site do banco para verificar cada conta de cada;
  • editar a partir do software do síndico os arquivos de operações bancárias para saques de chamadas de fundos ou pagamentos de faturas de fornecedores por transferência.

Graças à conexão, essas ordens de transação serão transportadas para o site do banco e você só terá que validá-las. Tudo em apenas alguns cliques.

Caso concreto: automatizando o pagamento de faturas

Uma vez que esta conexão esteja estabelecida e se o software do síndico permitir, pagar suas faturas de fornecedor torna-se uma brincadeira de criança. Uma vez que as faturas tenham sido inseridas, você poderá proceder ao pagamento em apenas alguns cliques.

Basta rever as contas a pagar de cada um dos seus condôminos e se o saldo da conta bancária o permitir, clique no botão “pagar”. O software criará então um único arquivo de operações bancárias no qual aparecerão todas as transferências que estão previstas para todos os moradores.

Tudo o que você precisa fazer é conectar-se ao site do banco para assinar eletronicamente a ordem de transferência. Ao mesmo tempo, o software fiduciário registra a liquidação de todas as faturas “pagas”. Isso limita o risco de erros de entrada de dados.

3. Assembleias gerais

Os principais desenvolvimentos tecnológicos trazidos aos softwares de gestão condominial no que diz respeito às assembleias gerais foram sobretudo motivados pelo atual contexto econômico e sanitário: crise COVID, sucessivos confinamentos, dificuldades na realização de assembleias gerais, etc.

Restrições vinculadas a um contexto específico

Na era do COVID 19, organizar uma assembleia geral é particularmente complicado. Os curadores tiveram que revisar sua organização e várias soluções foram implementadas:

A assembleia geral presencial respeitando os gestos de barreira

Usar máscara, sala ventilada, limitar o número de participantes. Na verdade, este tipo de assembleia geral só podia ser organizada para pequenos condomínios.

A assembleia geral por videoconferência

A utilização de videoconferência ou votação por correspondência. Na realidade, este método é pouco utilizado porque os curadores ainda não possuem as ferramentas adequadas.

A assembleia geral combinada

Este método combina vários modos de participação. Oferece flexibilidade máxima aos condôminos, mas requer uma organização significativa no lado gerencial.

Respostas técnicas para mais flexibilidade

Os curadores tiveram que lidar com essas mudanças de métodos e novas práticas, às vezes muito rapidamente. Alguns softwares para síndicos conseguiram evoluir em conformidade e oferecer uma resposta adequada através de um módulo de gestão para assembleias gerais oferecendo mais flexibilidade, inclusive no que se trata de avisos, como a lei do silêncio em condomínios.

Enquanto alguns editores propuseram aplicativos que permitem o voto por correspondência, outros ofereceram ao síndico mais flexibilidade de uso para se adaptar aos diferentes cenários mencionados acima.

É assim possível ao síndico tanto registar os seus votos por correspondência antes da assembleia como também telefonar aos condóminos fornecendo informação no seu software as diferentes modalidades de participação: por correio, à distância, presencial.

Quer se trate de constrangimentos ligados ao contexto ou da evolução das tecnologias, o software destinado aos profissionais em particular as soluções destinadas aos moradores têm conseguido adaptar-se.

Estes softwares oferecem hoje possibilidades interessantes em termos de automatização de certas tarefas até então tediosas, como gerenciamento de correio, operações bancárias ou assembleias gerais.